SF TECH se rapproche de l'usine sans papier

En 2013, Précision SF Tech, une jeune PME de Terrebonne qui fabrique des pièces complexes pour des constructeurs aéronautiques militaires et civils, veut améliorer la manière dont elle gère l’information pour devenir plus performante, rejoindre les « ligues majeures » et s’élever au rang d’intégrateur. Deux ans plus tard, la rigueur avec laquelle l’entreprise a géré le développement et l’implantation de Combox, un outil de centralisation des données et des connaissances relatives à chaque projet de fabrication, lui a permis d’amorcer son virage vers l’usine sans papier, d’accroître sa productivité et de faciliter la collaboration entre employés.

Où est donc passé ce courriel?

Avant le projet PME 2.0, SF Tech se distingue par son sens de l’innovation et la créativité qu’elle met de l’avant dans ses processus. L’entreprise éprouve cependant de la difficulté à tirer le maximum du numérique. En fait, l’usage qu’elle fait des technologies de l’information et des communications (TIC) n’est pas aligné sur sa stratégie d’affaires. La direction estime qu’elle doit mieux structurer sa démarche en matière de numérique et saisir les opportunités offertes par la technologie pour s’améliorer et résoudre des problèmes opérationnels courants, notamment ceux en lien avec la gestion et le partage des informations de projet.

En 2013, l’entreprise souhaite revoir les processus de gestion documentaire et regrouper les diverses informations pour faciliter leur repérage et leur partage. L’entreprise fait le pari qu’un système adapté à ses besoins peut générer des gains importants. En effet, chez les employés, beaucoup de temps est perdu dans la recherche d’informations relatives aux besoins de matières, aux changements dans les requêtes et les besoins des clients, aux instructions de travail ou aux gammes de production. Conséquemment, la haute direction en arrive au constat suivant : « on avait [seulement] 25 heures-machines pour 80 heures-personnes travaillées. Il fallait trouver une solution. On a décidé de mettre en place Combox ».

« On avait [seulement] 25 heures-machines pour 80 heures-personnes travaillées. Il fallait trouver une solution. On a décidé de mettre en place Combox »

- SF Tech

SF Tech fait une gestion serrée du projet Combox

SF Tech a fait une gestion exemplaire du projet de développement et de mise en place de son outil de gestion documentaire (GED). L’entreprise qui a fait le choix d’une solution développée à ses besoins et non le choix d’une solution existante, a suivi un parcours structuré de réalisation de projet :

  1. ELLE A RÉALISÉ UNE ÉTUDE DE FAISABILITÉ pour définir, notamment, les requis de l’outil de gestion documentaire à développer et s’assurer de son intégration aux autres systèmes (ERP);
  2. ELLE A CONÇU DES INDICATEURS DE PERFORMANCE lui permettant de bien mesurer les impacts du projet (ex. : niveau de satisfaction des usagers par département);
  3. ELLE A RECRUTÉ, POUR DÉVELOPPER COMBOX, UN FOURNISSEUR INFORMATIQUE avec lequel elle entretenait déjà des liens de confiance;
  4. ELLE S’EST ASSURÉE DE RÉALISER UN SUIVI ÉTROIT de la portée, de l’échéancier et des risques du projet (le président a par exemple participé à toutes les rencontres d’équipe hebdomadaires);
  5. ELLE A MIS EN PLACE UNE STRATÉGIE DE GESTION DU CHANGEMENT qui tenait compte de l’importance de développer les compétences numériques des futurs usagers de Combox et de tenir le personnel au courant des objectifs du projet et de son avancement.

Il était crucial d’associer les employés à ce projet numérique, relève la direction : « Si tu impliques ton personnel, si tu le consultes dès le départ du projet et tout au long de celui-ci, sa résistance au changement est plus faible ».

Les retombées chiffrées de l’implantation de Combox

À partir de mars 2015, le logiciel Combox fonctionne dans l’entreprise et son utilisation commence à donner des résultats :

  • Les employés mettent 50 % moins de temps à retracer les informations générales qu’ils recherchent sur un projet de fabrication et 34 % moins de temps à retrouver un courriel;
  • Combox permet de mieux contrôler l’accès du personnel à l’information détenue par l’organisation, ce qui réduit les risques de perte de données critiques;
  • Le niveau de compétences en TIC de l’organisation s’est accru (L'entreprise a embauché de nouveaux employés assez à l’aise avec le numérique pour présenter des idées permettant de rehausser sa présence dans l’entreprise);
  • La mise en place de Combox a mené à une amélioration de la propension des employés à collaborer les uns avec les autres (il y a moins de travail en silo).

Combox est en effet la pièce centrale de l’usine sans papier que la PME met en place progressivement.

« Si tu impliques ton personnel, si tu le consultes dès le départ du projet et tout au long de celui-ci, sa résistance au changement est plus faible »

- SF Tech

Implanter un outil de gestion intégrée de l’information dans une PME : 3 leçons à retenir

  • 1. En matière de TIC, l’inexpérience peut être une force!
    Précision SF Tech n’a pas dépensé une fortune et n’y est pas allée d’efforts surhumains pour s’équiper de Combox. En fait, son inexpérience relative en matière de numérique a constitué un avantage pour l’entreprise, car elle lui a permis d’entreprendre son projet sur une page presque blanche (il est souvent plus compliqué de mener à bien une initiative TIC quand il faut composer avec des logiciels patrimoniaux).

  • 2. On n’accorde jamais trop d’attention à la question de la gestion du changement
    La direction de Précision SF Tech a, dès le départ, veillé à impliquer le personnel dans le projet Combox. Le programmeur participait aux formations données aux employés de manière à recueillir leurs impressions et à en tenir compte dans le développement de la solution. Les séances de communication et de formation incluaient peu de personnes pour que chacune ait la possibilité de s’exprimer. Les travailleurs étaient rencontrés individuellement. Songez à faire de même!

  • 3. Le chargé de projet idéal n’est pas toujours celui qui connaît le mieux les TIC
    La direction de Précision SF Tech a nommé à la tête de l’initiative une ressource qui n’avait pas d’expérience en gestion de projet numérique. Cet employé était cependant compétent, organisé, dynamique, curieux, à l’écoute des besoins de ses collègues et soucieux de s’améliorer. Peut-être comptez-vous déjà sur une perle de ce genre?