Kollontaï passe au numérique en s'équipant d'un ERP

Kollontaï, une PME qui dessine, produit et commercialise des vêtements pour femmes, a pris la décision de s’équiper d’un progiciel de gestion intégré (ou ERP). Grâce au projet PME 2.0 et au numérique, cette entreprise de 25 employés est davantage en mesure de gérer ses stocks, de contrôler ses coûts et d’exporter ses articles aux États-Unis que par le passé.

Kollontaï et le numérique : partir de zéro (ou presque)

Kollontaï, un petit producteur de vêtements « stylisés, originaux et confortables » pour la femme active, ressemblait en 2013 à de très nombreuses PME:

  • Le numérique ne figurait pas réellement parmi ses priorités stratégiques;
  • L’entreprise possédait un site Web transactionnel, mais elle était dans l’ensemble très peu informatisée;
  • Les quelques logiciels dont elle se servait, comme Simple Comptable, Excel, Access ou Illustrator, ne communiquaient pas les uns avec les autres;
  • Plusieurs des informations destinées à ces logiciels (par exemple celles relatives aux stocks de matières premières) devaient être saisies à la main.

« Le désir d’acquérir un ERP et, du coup, de pallier ces lacunes majeures a incité Kollontaï à s’inscrire au programme PME 2.0. Il s’agissait d’un geste « vital » pour son développement »

- Kollontaï

La faible maturité de Kollontaï en matière d’utilisation du numérique avait des effets négatifs sur sa compétitivité et sa rentabilité, notamment en ce qui concerne les éléments suivants:

  • La PME faisait difficilement le suivi du coût de ses intrants (qui proviennent de plus en plus de l’étranger);
  • Elle ne pouvait pas connaître l’état de ses stocks de matières premières et de produits finis en temps réel;
  • Son personnel perdait un temps précieux à recopier manuellement, d’un système à l’autre, l’information générée lors de transactions, comme l’achat de tissus ou la vente de vêtements (il gaspillait aussi de l’énergie à repérer les erreurs invariablement commises lors cette saisie de données);
  • Les divisions de l’entreprise travaillaient en silo plutôt que de façon réellement collaborative – une entrave à leur productivité et à l’innovation.

Le désir d’acquérir un ERP et, du coup, de pallier ces lacunes majeures a incité Kollontaï à s’inscrire au programme PME 2.0. Selon la haute direction de la PME, il s’agissait d’un geste « vital » pour son développement.

« En fin de compte, les ressources auxquelles Kollontaï a eu accès grâce à PME 2.0 lui ont donné l’impulsion dont elle avait besoin pour passer à un mode de fonctionnement moins artisanal »

Kollontaï passe à l’action et se dote d’un ERP

Le projet d’implantation de Kollontaï s’est déroulé en différentes étapes:

  1. La direction a recruté une responsable de la production, qu’elle a chargée de piloter la mise en place future du progiciel;
  2. Des experts ont assisté la PME dans la réalisation d’un diagnostic qui lui a permis de dresser son profil numérique de départ (notamment, de documenter ses besoins, mieux connaître les processus en place et définir le niveau de compétences du personnel en matière d’utilisation du numérique);
  3. Un consultant a soutenu l’équipe de Kollontaï dans la conception d’un plan numérique que la direction a avalisé, puis appliqué;
  4. Après avoir exploré les options s’offrant à elle, la PME a implanté un ERP hébergé dans le nuage (ce qui convenait à Kollontaï, qui ne comptait pas de spécialiste interne des TIC);
  5. Kollontaï a embauché une stagiaire en gestion des opérations pour alimenter les bases de données du nouveau système;
  6. La PME a modifié certaines des méthodes de travail qui avaient cours.

En fin de compte, les ressources auxquelles Kollontaï a eu accès grâce à PME 2.0 lui ont donné l’impulsion dont elle avait besoin pour passer à un mode de fonctionnement moins « artisanal ».

Les effets de l’implantation d’un ERP chez Kollontaï se font déjà sentir

La PME croit que, grâce à son ERP, elle sera capable, d’ici cinq années, de prendre pied solidement sur le marché américain. Plus concrètement, cela signifie que :   

  • Les données utiles à l’organisation sont maintenant centralisées en un seul lieu, ce qui favorise leur partage et la coopération fructueuse entre employés;
  • Le système ERP publie automatiquement des alertes et des rapports, ce qui permet d’améliorer et d’accélérer la prise de décisions à propos de questions névralgiques, comme celles des prix et des coûts;
  • Kollontaï produit plus aisément la documentation attendue par les douaniers américains lorsqu’elle exporte vers les Etats-Unis;
  • Son nouvel ERP a forcé la PME à revoir ses processus d’affaires et à les optimiser, ce qui l’a rendue plus efficace.

« Les ressources auxquelles Kollontaï a eu accès grâce à PME 2.0 lui ont donné l’impulsion dont elle avait besoin pour passer à un mode de fonctionnement moins ''artisanal'' »

À retenir du projet ERP de Kollontaï

  • 1. Gare aux demi-mesures! 

    La gestionnaire de la production de Kollontaï a dû piloter l’implantation de son nouvel ERP à temps partiel plutôt que complet (elle devait assumer d’autres tâches importantes). Résultat : la planification de ce projet majeur s’est faite de façon moins efficace que souhaitable et sa bonne marche a été entravée par des obstacles que la PME aurait dû pouvoir anticiper et éviter;

  • 2. Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier!

    La réussite du projet numérique de Kollontaï repose essentiellement, depuis le début, sur les épaules d’une employée clé (celle-ci est seule, notamment, à maîtriser en profondeur le fonctionnement du nouvel ERP). La direction de la PME est consciente que cette dépendance rend vulnérable l’entreprise et qu’elle doit susciter le développement des connaissances chez d’autres membres de son personnel;

  • 3. Faites affaire avec un partenaire technologique qui vous convient!

    L’approche infonuagique de son fournisseur répondait aux besoins de Kollontaï, une PME à l’expertise en TIC réduite. Le fournisseur retenu connaissait bien le secteur d’activité de Kollontaï (la mode). Il était donc en mesure de réagir rapidement aux demandes de soutien de Kollontaï. Enfin, il est important de savoir définir ses attentes, de même que ses forces et faiblesses, avant de partir à la chasse à un partenaire.