Les Industries DICI : quand le numérique (grâce à un Change Lab) devient l’affaire de tous

Pour devenir un intégrateurs clé en main du secteur de l’aéronautique, Altitude Aerospace et Trinity Aerospace établissent un partenariat pour acquérir un sous-traitant spécialisé dans l’usinage de précision, soit Les Industries DICI. Toutefois, DICI devra s’informatiser pour que cet investissement rapporte. L’entreprise adhère donc au programme PME 2.0 et prend part au laboratoire de changement (Change Lab) du CEFRIO pour structurer son passage vers le numérique. Deux ans plus tard, DICI a non seulement réussi la mise en œuvre d’un système ERP mais; la PME manufacturière a aussi accru sa capacité à bien penser et gérer ses projets TI. 

Le numérique : un investissement prioritaire suite à l’acquisition

Lors de l’achat de l’entreprise DICI par les deux partenaires, un obstacle se dresse sur la route tracée : DICI n’utilise pas le numérique comme il le devrait! Entre autres :

  • Ses infrastructures technologiques ne permettent pas le partage facile d’information;
  • Il n’y a pas chez DICI de système de gestion intégré des activités manufacturières qui permette d’en optimiser l’efficacité;
  • Les divisions de l’entreprise n’ont pas les outils requis pour collaborer étroitement les unes avec les autres;
  • Les processus de la PME ne sont pas automatisés (le travail de saisie de données se fait manuellement, avec les risques que cela pose).

Pour corriger la situation, la nouvelle direction de l’organisation décide « de monter le système des TI et de mettre en œuvre un ERP qui viendrait rapprocher tous les services et l’information » de tous ses utilisateurs.

« […] Les gens étaient partants pour faire le changement, mais ça nous prenait une façon vraiment structurée […] de mobiliser l’équipe pour arriver à ce changement. Le laboratoire de changement du CEFRIO nous a donné l’occasion de faire tout cela »

- Les Industries d'ICI

DICI prépare l’arrivée du numérique en participant à un laboratoire de changement (Change Lab)

En 2013, les responsables et le personnel de DICI n’ont pas vraiment l’expérience requise pour mettre en œuvre le numérique ou assurer que l’usage qui sera fait des technologies de l’information sera hautement efficace.

Devant l’ampleur des défis numériques à relever, les dirigeants de DICI inscrivent l’entreprise au programme PME 2.0 et lui font prendre part à un laboratoire de changement («Change Lab »). Il s’agit d’une méthode de gestion de projet déployée par le CEFRIO, et qui permet au personnel d’une organisation de collaborer à la création et la mise en œuvre d’un projet technologique et, donc, d’en maximiser les chances de succès. Concrètement, le CEFRIO et ses partenaires d’intervention aident alors DICI et ses employés à :

  1. Coproduire son plan numérique suite à la cartographie des processus de gestion de la production que DICI avait au préalable réalisé à l’interne;
  2. Réfléchir collectivement aux besoins que le futur système ERP de la PME devrait permettre de combler;
  3. Codéfinir et développer les compétences dont le personnel aura besoin pour tirer le meilleur du numérique.

« Quand on a lancé notre projet de mise en œuvre […], note la PDG d’Altitude Aerospace et vice-présidente des Industries DICI, les membres de notre équipe ne savaient pas tous ce qu’était un ERP. Les gens étaient partants pour faire le changement, mais ça nous prenait une façon vraiment structurée  […] de mobiliser l’équipe pour arriver à ce changement. Le laboratoire de changement du CEFRIO nous a donné l’occasion de faire tout cela ».

 

« Le projet PME 2.0 et le laboratoire de changement ont permis de rapprocher les membres de l’organisation. […] Ils ont fait en sorte que tous se sentent engagés dans le projet et que se développe au sein de DICI une véritable culture mise en œuvre du numérique »

Des retombées qui dépassent la seule réussite à court terme

La participation de DICI au programme PME 2.0 et au laboratoire de changement du CEFRIO lui a permis, en fin de compte, d’atteindre ses objectifs de départ. En fait, DICI a réussi, grâce à ces initiatives, à se doter d’un ERP répondant bien à ses besoins et à développer les connaissances et les compétences des travailleurs appelés à s’en servir, mais la société manufacturière et son personnel ont aussi :

  • Développé une approche collaborative de définition de problèmes et de solutions;
  • Accru leur capacité à repenser les processus d’affaires de l’organisation de manière collective;  
  • Amélioré leurs aptitudes à gérer efficacement de futures initiatives numériques.

« Le projet PME 2.0 et le laboratoire de changement ont permis de rapprocher les membres de l’organisation, note une responsable. Ils ont fait en sorte que tous se sentent engagés dans le projet et que se développe au sein de DICI une véritable culture mise en œuvre du numérique ».

Prendre le virage du numérique dans une PME manufacturière : 3 leçons à retenir

    1. Faire participer le personnel au projet de changement technologique est une approche gagnante!

      Le succès de DICI a démontré une fois de plus qu’il est beaucoup plus prudent de gérer un projet numérique en mode ascendant ou «bottom up» qu’en mode descendant ou «top down». En mobilisant tous les départements de la PME dans la démarche de changement, en permettant à tous les employés de se rendre compte qu’ils étaient liés les uns aux autres et faisaient face à un défi commun, le laboratoire de changement du CEFRIO a grandement facilité la mise en œuvre du nouvel ERP. En fait, avance un participant de la démarche, sans le laboratoire de changement, tout aurait été « bien plus long et ardu »;

    1. Pour que le personnel participe à une démarche de changement technologique, il doit se sentir en sécurité   

      Le personnel de DICI a fortement participé aux activités du laboratoire de changement et il n’a pas hésité à mettre de l’avant des idées, des propositions ou des critiques susceptibles de favoriser le succès du projet numérique de la PME. Cela tient fortement au fait que la direction de l’entreprise a su créer des espaces où tous, peu importe leur rang dans la hiérarchie, sentaient qu’ils pouvaient s’exprimer sans crainte et sans contrainte — et jouir de l’écoute de leurs collègues;

    1. On ne communique jamais trop!

      En plus de soutenir la participation de nombreux employés au laboratoire de changement, la direction de DICI n’a jamais cessé de communiquer avec l’ensemble de son personnel pour l’informer des cibles du projet en cours et le renseigner quant à sa progression. En se servant des rencontres mensuelles organisées dans l’entreprise, de son journal interne et du courrier électronique pour diffuser de l’information sur l’initiative en cours, la haute direction a su favoriser l’adhésion des salariés et préparer l’arrivée du nouvel ERP dans leur vie quotidienne.